In queste settimane ho parlato a lungo e spesso con una cara amica e collega. Aveva bisogno di qualche idea, di qualche spunto. Si trova a metà del guado, in un’azienda fortemente strutturata, che sta affrontando un completo cambio dal punto di vista amministrativo. Si cambia software, si cambiano procedure, si cambia modo di lavorare. Non si riescono, facilmente, a cambiare le persone.

Quanto è difficile cambiare il modo di pensare e di ragionare delle persone!

Nell’ambiente di lavoro è una missione pressoché impossibile, soprattutto quando la gente è brava in quello che fa, ha tanta esperienza ed una piccola novità destabilizza. Uscire dalla comfort zone è complicato. Bisogna prima di tutto volerlo. E bisogna sapere dove andare. E capire come farlo. E soprattutto accettare il rischio di sbagliare.

Si rende necessario, quindi, un approccio diverso ai problemi. Perché l’errore capita, anzi, nei grandi cambiamenti è scontato. Ma se si è chiara la destinazione, una strada chiusa o impraticabile ci farà deviare dal percorso stabilito, ci farà fare più strada, ci farà aumentare la spesa e la frustrazione, ci farà magari arrivare in ritardo, ma non ci precluderà la possibilità di raggiungere la meta.

Proverò ad indicarvi due regole. Sono regole banali, che possono a prima lettura apparire stupide e scontate. Come lo sono molte volte gli stessi problemi che ci bloccano. Potranno inizialmente sembrare controintuitive, ma se seguite saranno in grado di aiutarvi a risolvere problemi a prima vista irrisolvibili. Forza, scalate quella montagna.

Ecco le regole:

1. Se vuoi arrivare da qualche parte, prima capisci dove vuoi andare e poi scopri come arrivarci.

2. Innamorati ed appassionati dei problemi che stai risolvendo, non delle soluzioni che stai costruendo. I problemi rimangono, le soluzioni momentanee.

Proverò ora a spiegarvi ciascuna regola, a farvi capire la portata ed il significato.

PRIMA REGOLA

Questa è la più importante, perché talmente ovvia che finisce per non essere nemmeno considerata.

Se vuoi arrivare da qualche parte, prima scopri dove vuoi andare, poi scopri come arrivarci. La parola chiave in questo, quella che non è così ovvia come sembra, è "e poi". C'è un ordine in questi passaggi ed è di vitale importanza non confonderli. Quando si cerca di risolvere un problema, si è perennemente tentati di considerare dove si è ora: tutte le situazioni attuali, i compromessi che storicamente hai fatto, le cose in cui hai scoperto di essere bravo, le cose che hanno i tuoi clienti storicamente amato.  Normalmente finisci per chiederti come poster adattare ciò che sai fare e sti facendo per migliorare le cose. E questa sembra ovviamente una cosa giusta da fare.

Il problema è che, se pianifichi in questo modo, stai anche pianificando implicitamente tutte le cose cattive in cui ti trovi oggi. Viene spesso citata una frase attribuita ad Albert Einstein: “Non possiamo risolvere i problemi con lo stesso tipo di pensiero che abbiamo usato quando li abbiamo creati”.

L’approccio è molto simile. Non è scontato che i cambiamenti che stai apportando per risolvere il problema siano quelli corretti che ti porteranno alla soluzione. È come camminare in un labirinto: la svolta che ti porta di più verso l'uscita non è necessariamente quella che ti porterà effettivamente all'uscita. Molto più probabilmente, ti porterà lungo una catena di approssimazioni successivamente migliori che finiscono in un vicolo cieco.

Accade spesso che in un progetto vengano apportati una serie di piccoli cambiamenti, senza rendersi però conto che è il sistema che hanno costruito a non soddisfare più nemmeno le esigenze di base dei loro clienti. E molto spesso sono gli stessi clienti a premiare questo approccio perché loro stessi temono il rischio del cambiamento. Ma se il progetto è interamente da ripensare, non saranno le piccole migliorie a risolvere il problema. Si finirà solo a perdere tempo e denaro, perché il problema di base sarà sempre lì. Ingombrante.

Il modo per evitare questa situazione è distinguere chiaramente i due passaggi. Per prima cosa, scopri dove vuoi essere: quali sono i problemi che devono essere risolti? A chi davvero importa se li risolvi? Cosa vogliono effettivamente da una soluzione? Come sarebbe una buona soluzione?

Il trucco controintuitivo è quindi quello di ripensare tutto da zero. Di costruire un progetto pulito, ignorando completamente ciò che hai, vincolandoti solo da ciò che sei in grado di fare senza fare riferimento a ciò che hai. Il risultato è un'immagine chiara di dove vuoi essere. Bisogna creare una sorta di nuovo progetto ideale. Come sarebbe quello perfetto?

Non sottovalutare questo trucco, non sarà mai una perdita di tempo, ma lo scoprirai solo dopo averlo fatto. Solo quando avrai quell'immagine chiara nella tua testa, potrai chiederti come dovresti spostarti da posto in cui sei al progetto ideale. Scoprirai che ora è una domanda molto più concreta e chiara da affrontare. Perché quasi sempre il vero problema è capire come fare le cose, non farle. Ma per capirlo, l’obiettivo deve essere chiaro.

Per riuscire a creare il progetto ideale, partendo da un foglio pulito, la famosa tabula rasa, è utile farsi alcune domande:

- qual è il problema che stiamo cercando di risolvere?

- chi sono le persone a cui importa che lo risolviamo (o non lo facciamo!)?

- queste persone sono d'accordo con la nostra definizione del problema?

- come sarebbe una buona (ma realizzabile) soluzione?

- queste persone sono d'accordo sul fatto che questa sarebbe effettivamente una buona soluzione al problema?

- ci sono cose che vorrebbero ma mancano nella soluzione?

Un ottimo consiglio è quello di fare queste domande per iscritto, non solo oralmente, e di pretendere quindi una risposta scritta. Chiedere alle persone la risposta in una forma statica, senza ambiguità su ciò che viene discusso, è importante. Aiuta a riflettere, permette di dare importanza a ciò che si sta rispondendo, rende il processo più impersonale e dunque meno ambiguo o legato alle emozioni del momento. Scrivere implica essere responsabile di quanto affermato. Date il tempo necessario a rispondere, bene e con calma. Le parole contano. E carta canta.

Molto spesso accade che le aziende investano mesi, se non anni, di lavoro e tanti soldi nella costruzione di una soluzione che nessuno voleva davvero. Nei casi peggiori, i responsabili del progetto hanno fatto cose realmente distruttive solo perché tutti avevano una sorta di confuso accordo e nessuno si rendeva conto di cosa stesse effettivamente per essere fatto. La confusione è una pessima consigliera.

Mettere per iscritto il problema e la soluzione aiuta a fare chiarezza. Permette di raccogliere tutte le opinioni e tutte le visioni. Permette di lavorare assieme per trovare una soluzione davvero condivisa. Per farlo ci sono delle tecniche di design thinkingche sono stupefacenti.

Una volta che hai una risposta a queste tre domande e sai dove vuoi andare, vai alla fase di pianificazione.

Il processo di pianificazione, a sua volta, dovrebbe avere un approccio lean. Significa, una volta deciso il percorso, suddividerlo in step, in milestones, in pietre miliari. In questo modo il traguardo finale verrà raggiunto attraverso il superamento di tanti traguardi più piccoli, più semplici ed immediati da passare. Ed una volta superato un traguardo, il tragitto fatto sarà finito ed archiviato. E sarà una base per proseguire preziosa ed importante. Piccoli obiettivi permettono di lavorare con migliore concentrazione, con il focus solo su cose definite e ben precise. Obiettivi tangibili raggiunti, aiutano l’autostima e creano ottimismo nel gruppo.

Il processo lean permette inoltre di correggere in corsa il percorso, senza buttare via l’intero processo. Il percorso a step permette di comprendere meglio il problema e di trovare soluzioni alternative. A volte le situazioni cambiano, come cambiano le priorità, soprattutto in progetti che necessitano di lunghi tempi per essere portati a termine. Capita a volte, che l’intero programma debba essere ridefinito, se non addirittura abbandonato. Ma quanto fatto e portato a termine fino a quel momento sarà acquisito. Perlomeno come esperienza. E nulla sarà sprecato.

Questo approccio ci porta alla seconda regola.

SECONDA REGOLA

Questa possibilità di abbandonare il progetto ci porta alla seconda regola che, ancora una volta, sembra semplice ma in realtà va contro alcuni istinti molto profondi. I sistemi che costruisci sono mezzi verso fini; ognuno di loro è temporaneo e un giorno sarà la spazzatura ostruttiva contro cui stai combattendo. Non innamorarti dei tuoi sistemi; innamorati dei problemi che stai risolvendo.

È inevitabile, soprattutto quando abbiamo speso molto in termini di tempo, denaro ed energia, innamorarsi delle soluzioni che abbiamo costruito e sentirsi sulla difensiva a qualsiasi suggerimento di abbandono. Non bisogna cadere nell’errore di confondere passato e futuro. Il tema centrale è l’approccio al cambiamento. Sorrido sempre quando sento gli imprenditori parlare di innovazione, quando poi non sono in grado di separarsi dal passato.

Chiaro che è molto difficile pensare e decidere di cambiare procedure, modi di lavorare, software e sistemi, che hanno funzionato bene in passato. Ma se hanno raggiunto il punto in cui sono pronti per essere sostituiti, non significa che abbiano fallito, anzi, significa che hanno avuto successo, hanno terminato la loro corsa ed è tempo che ricevano un onorevole pensionamento. I loro successori sono i loro figli intellettuali, creati da tutte le cose che abbiamo imparato facendoli e usandoli; vogliamo che i loro successori siano migliori di quello che erano, proprio come vogliamo che i nostri figli un giorno ci superino.

Innovazione è cambiamento. E cambiamento è sostituire le cose vecchie con le nuove. Sostituire non significa buttare via e nemmeno rinnegare la bontà del passato. Ma ogni cosa ha il suo momento. Bisogna approcciarsi al cambiamento come ad una laurea, non ad un funerale. Si consolida il passato, in un processo di crescita, per affrontare il futuro.